タスク管理の大切さ

企画者/ディレクターとして仕事をすること3年。

年次を重ねるごとに掛け持ちしているタスクが増えていき、1日のスケジュール組みがどんどん大変になっています。

とはいえ、企画者/ディレクター業を行う上で、タスク管理は必須能力といっても過言ではありません。

ではどのようにしてうまく付き合っていけばいいのか。

それはタスクスケジュールを作ることです。

今回はこのタスクスケジュールについてご紹介していこうと思います。

タスクスケジュールとは？

その名の通り、自分が今持っているタスクをスケジュール化したものです。

（インターネットで調べてもこの単語は出てこなかったので、私が勝手に作った言葉なのかもしれない・・・）

作成手順を簡単にまとめるとこんな感じです。

【1】自分が持っているタスクを全部洗い出す

とりあえず、今自分がやらないといけないタスクを全部リストアップします。本当に小さな内容であっても一旦書き出します。

【2】各タスクの期日、作業内容、必要な時間を記入する

作業内容まで書くのは、これがはっきりしていないと、その作業を完了させるまでに必要な時間が分からないからです。

また、その作業を完了させるのに必要な時間は短くても、必要な期間は長いものがある（例：途中で上司に成果物を確認してもらう時間がある）ので、そういったものの判別をするためにも作業内容を把握しておく必要があります。

【2.5】タスクの優先順位の判断

ここについては、自分でも判断がつく場合とつかない場合があります。

私の場合は、自分で起案した企画は明確にそれを実現することでどんなメリットがあるのかを把握しているため、優先度を決められます。ですが、他部署や外部からの依頼だと、それがどんなスピード感で実現して欲しいものなのか判断がつきません。

こういう時は意地を張っても仕方がないので、素直にわかる人に聞きます。悩んでいる時間がもったいないです。

【3】スケジュール化

最後に、いつ何をやるかを決めます。

文字にすると簡単ですが、実際はそう甘くありません。

こういった問題は頻繁に起きます。

1,2については、素直にわかる人に聞く、それでも分からない場合は上司やタスク依頼者に相談。

3については、各タスクの優先順位を決めた上で、他の誰かに対応を依頼する、優先順位が低いタスクの期日を延ばしてもらう、等の判断をします。

もちろん、上司やスケジュール管理者への相談は必須です。

作成フローはこのような感じです。なんだその程度か、と自分でも書いていて思いますが、こんなシンプルなことでもやるのとやらないのとではだいぶ差が生まれます。

ではどんな差が生まれるのでしょうか。

タスクスケジュールを作成するメリットとは？

①自分が持っているタスクを整理できるようになる

複数タスクを持っていると、それぞれのタスクにかかる作業時間は大したことがないのに、過剰に多く捉えがちになることがあります。

そうなってしまうと、差し込みで別のタスクを依頼された時に、期日の設定を適切に行えなくなってしまいます。

反対に、本当は余裕がない状態なのに新しい仕事を引き受けてしまい、キャパオーバーを起こして期日に間に合わなくなることもあります。

そんな時、タスクスケジュールを作っておけば、

• 依頼されたタスクがそもそも期日内に実現可能なのかの判断
• タスクの期日を自分で設定できる場合、無理のないスケジュールの設計

ができるようになります。

仮に、なぜ実現不可能なのか、なぜ期日がこんなに後じゃないと達成できないのか、と説明を求められた際も、このタスクスケジュールを使えばそれが容易になります。

②時間を効率よく使えるようになる

いつまでに何をやるかの具体的な作業と時間を毎日定めておくことで、仕事にメリハリがつきます。

この時間で終わらせるためにはどうしたら良いかと考えるようになるので、仕事の内容に工夫を凝らすきっかけにもなります。

• 4時間でこの仕事を片付けないといけないから2時間考えても分からなかったら〇〇さんに助けを求めよう
• 自分はこれくらいかかると思ったけど〇〇さんはもっと短い工数でできるって言ってたから何か自分が考えている方法よりも早くこなす方法があるんじゃないか？　

などなど。

③PDCAサイクルを回せるようになる

タスクスケジュールが作るだけで「PDCAサイクル」（※）を回せるようになります。

タスクスケジュールの作成自体がP、このスケジュールに則って実際にタスクをこなすのがD、スケジュール通りにタスクを消化できているか、できていなかった場合は何に原因があるのかと分析するのがC、そしてその分析に基づいてより精度の高いタスクスケジュールを作るのがAです。

PとDだけやる人ばかりで、Cの作業まで手が回らない人が多いのではないでしょうか。

でも自分がこなせる業務量を増やしたいと願うなら、必ずCの作業が必要になります。タスクスケジュールを使えば、どの作業が自分の理想通りに進まなかったのがすぐにわかるので、どこを反省しないといけないのかが一目瞭然になります。

（※）PDCA：Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）のこと。

まとめ

ここまで読んできて、「延々と何を当たり前のことを言っているんだ？」と感じたそこのあなた。

ぜひその感覚を今後も持ち続けていただければと思います。

この内容を読んで「なるほど」と感じたそこのあなた。

ぜひ今日から始めてみてください。もしかしたら、これを行うだけで仕事の質が上がるかもしれません。

悩める皆様の一助になれましたら幸いです。それでは良い社会人ライフを。